Teknologi Perkantoran Modern

(Wacana tentang Kantor Maya)

oleh: Dwi Eko Waluyo *)

Pendahuluan

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat  dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).

Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini (bahkan luar angkasa?).

Otomatisasi Kantor

Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk-produk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran.

OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapkan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer yang berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.

Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lain.

Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.

OA tidak hanya melayani orang-orang di dalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di dalam lingkungan perusahaan.